展会本身是“展”和“会”的共同体，但是由于展期时间所限且参展人员事务繁忙，故“展”被毫无疑问的排在了第一位，“会”就成为了一个比较尴尬的存在。尽管如此，展会期间举办活动的企业仍不在少数，可见“会”始终有其存在的价值和意义，故在时间短、任务重、限制多的展会期间，如何组织一场有效果、有价值且受欢迎的活动，是很多有现场活动举办需求的企业要面对的问题。本期文章就专门针对这一话题，与大家共同探讨“企业如何筹备一场行之有效的展期活动”

以下所有环节都在“展会期间”大前提下展开

一、 明确活动目的：目的是整条活动脉络的核心，目的明确才可顺利的展开工作，所以首先要确定活动需要达成的目的，根据目的来规划活动场地、活动时间、内容安排、宣传推广、人群邀约等一系列后续工作。

二、 组建活动团队：展会期间是用人的高峰期，如果同时有一场活动需要筹备和组织，人手冲突在所难免，故活动团队的人员可遵循“在精不在多”的原则，在关键岗位安排关键的人员，最大化的节约人力。在此提两点建议—— 其一，“关键岗位人员在活动期间不要同时兼顾其他工作”，其二，“中途交接工作”的情况要规避，一场活动环节众多，即使工作交接已经足够细致也难免会因信息不对称而出现偏差，故建议参与人员组好从一而终的参与进来。

三、 规划活动时间：一般展会的展期为四-五天，建议活动在客流量比较大的前三天举办，同时要根据活动的目的和内容，合理规划时间长短，时间应选在参会方和主办方都相对空闲，且不与同类型活动冲突的时间段为好。

四、 考察活动场地：展期活动的场地跟企业日常举办活动的场地相比存在很大的差异性，具体说来，展期活动举办场地一般有四种选择：企业展厅内、展馆活动区、展馆会议室，外部活动区，环境不同，优劣势不同，适合举办的活动也不同：

Ⅰ企业展厅内：该区域企业支配自主性高，场地规划基本不会受到外部影响，同时与产品融为一体，互动体验性比较强;劣势在于场地小，可参与人员数量少，很容易造成交通堵塞，或会有安全隐患。比较适合的活动为“媒体见面会”、“VIP洽谈会”等小型活动。

Ⅱ展馆活动区：由展会主办方组织搭建，会安排一定的时间段为企业所用。优势在于场地开阔，配套完善，参与性强，影响面广，同时因为距离展位较近，也可以产生很好的互动效果;局限之处在于从现场布置、时间安排到活动形式等各方面需要严格遵循展会要求，活动组织相对被动。比较适合新品发布会、招商推介会等参与性强的活动。

Ⅲ展馆会议室：场地安静、配套完善，如果与展示厅距离不远且位置明显，则活动参与性较好，但如果处于不同的楼层或位置比较偏僻，参与性会大打折扣。当然若是企业活动恰是有固定的人员邀约，不需要现场观众参与，则不失为好的选择。

Ⅳ外部活动区：此类活动场地由于会存在一定的距离，比较适合举办企业招待宴会等活动。

五、 强化人员邀约:

不少企业会认为，在展会现场举办活动，借的就是人气，所以只要把活动规划好，人气不是问题。这个想法有一定道理，但完全依赖展会现场人气的做法是不可取的。还是回归到大的前提——“展会现场”，虽然人气很旺，但是大多忙于选产品、找企业、谈客户，能参会的人数并不好把控。

基于此，活动前期的邀约工作就尤为重要，在此推荐 “四轮邀约法”：

第一轮，电话邀约。依照目标客户表格进行电话告知，询问是否有时间参会，进行参会人员首轮摸底(活动开始前一个月);

第二轮，文本邀约。为第一轮邀约中口头应允的参会者发送书面邀请函，并在对方收到邀请函后进行电话跟进(活动开始前一个周);

第三轮，电话确认。活动前1-2天再次进行电话提醒和确认，由于活动开始前48小时为变动高发期，故本轮确认的作用在于强化活动参会人员数量精准度;

第四轮，短信提醒。活动当天开始前安排短信群发邀约，提醒参会者能按时赶赴会场。

六、把控活动流程

并不是邀约人员全部到齐，活动顺利开始就万事大吉了，展会期间参会者分配给活动的时间非常有限，如果节奏把控不好，时间过长或过短，都会影响到整个活动的成功与否。故现场组织人员需为每一个环节的参与者规划好时间，步步跟进。

七、做好活动收尾

活动的结束不代表工作的终结，在活动结束后，对参会人员进行会后感谢，对潜在客户进行后期跟踪，对整场活动进行二次推广和宣传都是缺一不可的工作内容。善始善终，才能在彰显企业的工作态度和综合实力，为下一步工作开展打下基础。

总的来说，展会期间的活动组织就是在时间紧、任务重、限制多的情况下，充分利用展会平台的庞大资源，将活动成效最大化。但由于活动组织本身的个案性比较强，就需要具体问题具体分析，青岛国际家具展以“引领并助推家具企业的升级发展和设计创新”为使命，为展商提供全程管家式服务。展会综合考虑展商需求，进一步完善服务功能，在2017年展会现场推出“企业讲坛”专栏，将为企业提供高品质、创新性、多元化的推广展示平台!2017年5月25-28日，青岛国际会展中心，更多精彩，联动绽放!